Klinische Prüfungen in der Praxis - Monitore plaudern aus dem Nähkästchen

Bei medXteam stehen klinische Daten im Mittelpunkt. In diesem Kontext führen wir als CRO nicht nur klinische Prüfungen (Studien) mit Medizinprodukten gemäß MDR und ISO 14155 durch, sondern bieten auch Unterstützung im Bereich des gemäß GCP geforderten Monitorings an. Auf was es dabei sowohl vor Ort als auch im Rahmen des Remote-Monitorings ankommt und welche Fallstricke hier möglich sind, erklären wir in diesem Beitrag.

Abkürzungen

GCP                 Good Clinical Practice

MDR               Medical Device Regulation; EU-Verordnung 2017/745

Zugrundeliegende Regularien

EU-Verordnung 2017/745 (MDR)
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Medizinproduktedurchführungsgesetzt (MPDG)
ISO 14155

1. Einleitung

Klinische Prüfungen sind ein wesentlicher Bestandteil der medizinischen Forschung und Entwicklung. Sie ermöglichen es, neue Therapien und Medikamente auf ihre Wirksamkeit und Sicherheit zu testen, bevor sie der breiten Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Ein entscheidender Faktor für den Erfolg solcher Studien ist das Monitoring. Monitore spielen eine zentrale Rolle dabei, die Integrität, Sicherheit und Zuverlässigkeit der Studien zu gewährleisten. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick hinter die Kulissen und beleuchten die Fallstricke, die beim Monitoring klinischer Prüfungen auftreten können. Wir werden die wichtigsten Punkte diskutieren, die Monitore beachten sollten, um eine erfolgreiche Durchführung der Studien sicherzustellen.

2. Was ist beim vor-Ort Monitoring zu beachten?

2.1 Kommunikation

Eine gute Kommunikation ist das A und O für den Erfolg jeder klinischen Prüfung. Monitore müssen sicherstellen, dass eine reibungslose Kommunikation zwischen dem Sponsor, dem Studienteam und anderen Beteiligten, wie z.B. Contract Research Organizations (CROs), gewährleistet ist. Regelmäßige Besprechungen und Berichte zur Fortschrittsüberprüfung sind unerlässlich, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Sicherstellung einer guten Kommunikation:

• Regelmäßige Besprechungen:Diese sollten sowohl persönlich als auch virtuell stattfinden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert und involviert sind. Persönliche Treffen ermöglichen es, komplexe Themen detailliert zu besprechen und Missverständnisse zu vermeiden. Virtuelle Besprechungen bieten Flexibilität und ermöglichen eine häufigere Kommunikation, was besonders bei internationalen Studien von Vorteil ist.
• Berichte zur Fortschrittsüberprüfung:Diese Berichte sollten detailliert und regelmäßig erstellt werden, um den aktuellen Stand der Studie zu dokumentieren und Transparenz zu gewährleisten. Sie sollten Informationen über den Fortschritt der Studie, aufgetretene Probleme und deren Lösungen sowie geplante nächste Schritte enthalten. Eine klare und präzise Berichterstattung hilft dabei, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und die Effizienz der Studie zu maximieren.

2.2 Vorbereitung

Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg jeder Monitoring-Aktivität. Monitore sollten sicherstellen, dass alle notwendigen Schritte im Vorfeld getroffen werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dies beginnt mit dem zeitigen Versenden eines Confirmation Letters und der Sicherstellung, dass alle relevanten Personen und Daten verfügbar sind.

2.3 Zeitiges Versenden eines Confirmation Letters:

• Terminvereinbarung:Es ist wichtig, dass alle relevanten Personen des Studienteams anwesend sind. Die Dauer des Besuchs sollte im Voraus eingeschätzt und mitgeteilt werden. Dies ermöglicht eine effiziente Planung und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen und Ressourcen zur Verfügung stehen.
• Zugang zu den Patienten- und Studiendaten:Monitore müssen sicherstellen, dass sie Zugang zu allen notwendigen Daten haben, um ihre Aufgaben effektiv durchführen zu können. Dies umfasst sowohl physische als auch elektronische Daten. Ein reibungsloser Zugang zu den Daten ist entscheidend, um Verzögerungen zu vermeiden und die Genauigkeit der Überprüfungen zu gewährleisten.

2.4 Aktueller Stand der Studie:

• Relevante Studiendokumente:Monitore sollten sich vergewissern, dass alle relevanten Dokumente, wie Prüfplan und Patienteninformation, aktuell sind und den neuesten Anforderungen entsprechen. Dies beinhaltet auch die Überprüfung, ob alle Dokumente vollständig und korrekt ausgefüllt sind. Eine gründliche Vorbereitung hilft dabei, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

2.5 Sicherstellung der Compliance

Die Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen ist von größter Bedeutung für die Integrität einer klinischen Prüfung. Monitore müssen sicherstellen, dass die Studie in Übereinstimmung mit den ICH-GCP-Richtlinien und anderen relevanten Vorschriften durchgeführt wird. Dies umfasst die Überprüfung von Genehmigungen, Schulungen und der Unterbringung des Studienmaterials.

Überprüfung der Compliance:

• Genehmigungen:Monitore sollten überprüfen, ob die Studie von den zuständigen Behörden und Ethikkommissionen genehmigt wurde. Dies ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass die Studie den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ethisch vertretbar ist.
• Schulung des Studienteams:Es ist wichtig, dass das Studienteam entsprechend geschult ist und Zugang zu allen relevanten Dokumenten hat. Eine gründliche Schulung stellt sicher, dass das Team die Anforderungen und Protokolle der Studie versteht und korrekt umsetzt.
• Unterbringung des Studienmaterials:Alle Studienunterlagen sollten sicher aufbewahrt werden, z.B. in verschlossenen Schränken. Prüfmaterial, das gekühlt gelagert werden muss, sollte entsprechend untergebracht sein. Eine ordnungsgemäße Lagerung ist entscheidend, um die Integrität der Studienmaterialien zu gewährleisten und mögliche Risiken zu minimieren.

2.6 Patientensicherheit

Die Sicherheit der Patienten steht bei klinischen Prüfungen an oberster Stelle. Monitore müssen sicherstellen, dass alle Patienteninformationen korrekt und vollständig sind und dass alle Sicherheitsvorkehrungen eingehalten werden. Dies umfasst die Überprüfung der Patienteninformationen und die Dokumentation von schwerwiegenden unerwünschten Ereignissen (SAEs).

Sicherstellung der Patientensicherheit:

• Patienteninformationen:Monitore sollten überprüfen, ob alle Patienteninformationen korrekt und vollständig unterschrieben sind. Ein Abgleich mit den Screening- und Patienten-ID-Listen ist hierbei unerlässlich. Dies hilft, die Identität der Patienten zu bestätigen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Einwilligungen vorliegen.
• Dokumentation von (S)AEs:Alle schwerwiegenden unerwünschten Ereignisse (SAEs) müssen korrekt dokumentiert und übermittelt werden. Monitore sollten sicherstellen, dass diese vollständig sind. Eine gründliche Dokumentation ist entscheidend, um die Sicherheit der Patienten zu gewährleisten und mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

2.7 Datengenauigkeit und -vollständigkeit

Die Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten ist entscheidend für die Validität der Studienergebnisse. Monitore müssen regelmäßig die Eintragungen in die klinischen Datenbanken überprüfen und sicherstellen, dass die Studiendaten mit den Quelldaten übereinstimmen. Dies umfasst sowohl Remote Monitoring als auch Source Data Verification vor Ort.

Überprüfung der Datengenauigkeit:

• Remote Monitoring:Oftmals ist es möglich, die Eintragungen in die klinischen Datenbanken bereits remote zu überprüfen. Dies bietet Flexibilität und ermöglicht eine häufigere Überprüfung der Daten.
• Source Data Verification:Beim Monitoring vor Ort sollten die Studiendaten mit den Quelldaten abgeglichen werden. Dabei ist darauf zu achten, dass alle Abweichungen vom Protokoll dokumentiert werden. Eine gründliche Überprüfung der Quelldaten hilft, die Genauigkeit und Vollständigkeit der Studiendaten zu gewährleisten und mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

3. Remote Monitoring in der Praxis:

Remote Monitoring ermöglicht es, Daten ortsunabhängig zu kontrollieren und die Qualität der Eintragungen regelmäßig zu überprüfen. Dabei liegt der Fokus auf der Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Plausibilität der eingetragenen Informationen. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass Daten unvollständig oder verspätet eingetragen werden. Dies kann die Datenintegrität gefährden und die Analyse verzögern.

Ein funktionierender Kommunikationsfluss zwischen dem Monitor und dem Studienteam ist deshalb unerlässlich – besonders bei Rückfragen oder Hinweisen auf Datenlücken. Leider wird gerade bei remote durchgeführten Aktivitäten immer wieder deutlich, dass es hier zu Informationsverlusten oder Verzögerungen kommt. Klare Zuständigkeiten, zeitnahe Reaktionen auf Queries und ein strukturierter Datenfluss helfen, diese Fallstricke zu vermeiden.

• Remote Monitoring kann eine enorme Entlastung sein – aber nur dann, wenn es gut in die Gesamtabläufe der Studie eingebunden ist.

3.1 Monitoring in Zeiten zunehmender Digitalisierung

Mit der fortschreitenden Digitalisierung verändern sich auch die Anforderungen an das Monitoring. Elektronische Dokumentation, eConsent-Verfahren und dezentrale Studienformen stellen Monitore vor neue Herausforderungen – bieten aber auch Chancen. Eine stärkere IT-Affinität, ein gutes Verständnis für digitale Workflows und die Fähigkeit, remote effektiv zu kommunizieren, werden zunehmend zu Kernkompetenzen.

3.2 Studien-Dokumentation

Eine vollständige und aktuelle Dokumentation ist unerlässlich für den Erfolg einer klinischen Prüfung. Monitore müssen sicherstellen, dass alle essenziellen Dokumente im Investigators File vollständig und aktuell sind. Dies umfasst die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Dokumente.

Überprüfung der Studien-Dokumentation:

• Essenzielle Dokumente:Monitore sollten regelmäßig überprüfen, ob alle notwendigen Dokumente im Investigators File vorhanden und auf dem neuesten Stand sind. Eine gründliche Dokumentation ist entscheidend, um die Integrität der Studie zu gewährleisten und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

4. Fallstricke beim Monitoring

Trotz sorgfältiger Planung und Durchführung können beim Monitoring klinischer Prüfungen verschiedene Fallstricke auftreten. Diese können die Integrität und den Erfolg der Studie gefährden, wenn sie nicht rechtzeitig erkannt und behoben werden.

Dazu gehören beispielsweise folgende Punkte:

Source Data:

Unvollständige Unterlagen: Sehr oft sind die Unterlagen zum Monitoring-Besuch nicht vollständig. Manchmal werden sie erst während des Besuchs besorgt, was sehr zeitaufwändig ist. Es ist schon vorgekommen, dass Patientenakten ausgelagert wurden und dies nicht mitgeteilt wurde. Dies führt zu erheblichen Verzögerungen und erschwert die Überprüfung der Daten.

Relevanz von Daten: Oft heißt es in den Protokollen „relevant“ in Bezug auf Vormedikation, Vorerkrankungen etc. Dieses „relevant“ ist natürlich sehr dehnbar auslegbar und führt häufig zu Diskussionen mit den Principal Investigators (PIs). Eine klare Definition und Kommunikation der relevanten Daten ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden.

Kleine organisatorische Probleme: Es hakt oft an „kleinen“ Dingen, wie dem Kürzeln und Bewerten von Studienuntersuchungen (Labor, EKG etc.). Dies scheint ein organisatorisches Problem an manchen Zentren zu sein. Die Study Nurse „rennt“ hinter den Ärzten hinterher, um diese eigentlich nicht sonderlich schwierige Aufgabe erledigt zu bekommen. Eine bessere Organisation und klare Verantwortlichkeiten könnten hier Abhilfe schaffen.

Organisation am Studienzentrum / Studiendurchführung:

Überlastung des Personals: Es ist leider fast die Regel, dass die Studienkoordinatoren und Study Nurses zu überlastet sind. Es scheint den PIs nicht klar zu sein, wie aufwändig eine Studie ist. Das Gleiche gilt oft auch für die Sub-Investigatoren, denen zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben eine Studie „aufgehalst“ wird. Dies führt zu schlechter Compliance und unvollständiger Source Data.

Mangelnde Ernsthaftigkeit: Manchmal habe ich das Gefühl, dass Studien „nicht ernst genommen werden“. Das ist etwas, was so nebenher laufen kann. Das stimmt natürlich nicht und führt wieder zur schlechter Studiendurchführung und unvollständiger Source Data. Eine klare Kommunikation der Bedeutung und Anforderungen der Studie könnte hier helfen.

Umständliche und schlechte Datensysteme:

Undurchdachte E-CRF: Zurzeit habe ich eine Studie, die mit einem sehr „undurchdachten“ E-CRF geführt wird. Der E-CRF ist umständlich und unübersichtlich für Study Nurses und CRAs. Dies führt oft zu unnötigen Queries und sowohl Zentrumspersonal als auch CRAs sind genervt. Eine bessere Gestaltung und Benutzerfreundlichkeit der Datensysteme könnte hier Abhilfe schaffen.

Query Resolution:

Lange Dauer: Die Lösung von Queries dauert in der Regel zu lang. Dies ist oft auf die oben genannten Probleme zurückzuführen. Eine schnellere und effizientere Lösung von Queries ist entscheidend, um den Fortschritt der Studie nicht zu behindern.

5. Fazit

Das Monitoring klinischer Prüfungen ist eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle Aufgabe. Monitore müssen eine Vielzahl von Aspekten berücksichtigen, um die Integrität, Sicherheit und Zuverlässigkeit der Studien zu gewährleisten. Eine gute Kommunikation, gründliche Vorbereitung, Einhaltung von Vorschriften, Sicherstellung der Patientensicherheit, Überprüfung der Datengenauigkeit und vollständige Dokumentation sind dabei entscheidend. Durch die Beachtung dieser Punkte können Monitore dazu beitragen, dass klinische Prüfungen erfolgreich durchgeführt werden und valide Ergebnisse liefern.

6. Wie wir Ihnen helfen können

Gerne unterstützen wir Sie im Hinblick auf den Aufbau und die Implementierung und Nutzung eines datenbankgestützten Systems. Als CRO übernehmen wir dann auch das komplette Datenmanagement über das EDC-System und das Monitoring.

Wir unterstützen Sie also während Ihres kompletten Vorhabens mit Ihrem Medizinprodukt, beginnend bei einer kostenlosen Erstberatung, Hilfe bei der Einführung eines QM Systems, Studienplanung und Durchführung bis hin zur Technischen Dokumentation - immer mit primärem Bezug auf die klinischen Daten zum Produkt: von Anfang an bis zum Ende.

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